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【完全版】会社員のための議事録の書き方！テンプレートやひな形も提供します

 

どうも～げだや(@Geda_ya)です。

社畜のみなさーーん！！元気ですかーー！？

議事録の書き方や議事録のテンプレートを探してここにたどり着いた方は、高確率で社畜だと思います。笑

さて、困ってここに来たんですよねーー？

実はげだやも会社員時代に、「議事録とっておいてね」と言われて、「議事録？」　なにそれおいしいの状態でした。
そのため、何か役に立つことがあるかと思って記事を書きました。

この記事では、

・議事録の書き方
・議事録の例
・議事録のテンプレート（ひな形）
・議事録の保管方法のアイデア

を学ぶことができます！それでは、レッツ議事録！

 

議事録の書き方のガイドライン

議事録の書き方は、明確でわかりやすい形式で情報を整理し、会議の進行や議論のポイントを把握できるようにすることが重要です。以下は、一般的な議事録の書き方のガイドラインです。

  1. ヘッダーの記入:
    • 会議のタイトルや日時、場所などの基本情報をヘッダーに記入します。
  2. 出席者のリスト:
    • 会議に参加した人々の名前を列挙します。欠席者も明記します。
  3. 前回議事録の確認（必要な場合）:
    • 前回の会議で議論された事項や課題の進捗を確認します。
  4. 議題の列挙:
    • 各議題を順に列挙し、それぞれのタイトルや番号をつけます。
  5. 各議題の詳細:
    • 各議題において、議論や提案されたアイデア、意見、決定事項などを要約します。話し合いの流れや出された提案がわかりやすく伝わるように記述します。
  6. 行動事項の明確化:
    • 会議で決定された行動事項や次回までの課題、担当者、期限などを明確に記載します。これは、責任の所在や進捗管理のために重要です。
  7. 新たな課題やトピックの追加（必要な場合）:
    • 会議中に新たに提起された課題やトピックがあれば、それも議事録に追加します。
  8. 次回会議の予告:
    • 次回の会議の日時や場所、議題などを予告します。
  9. 署名や承認:
    • 議事録の最後に出席者や議事録作成者の署名や承認欄を設け、会議の正確性と公正性を保ちます。
  10. 配布と保存:
    • 議事録はできるだけ早く配布し、参加者に確認してもらいます。また、保存に適した形式でアーカイブしておくことが重要です。

議事録は会議の進行や意思決定プロセスを記録するためのものであるため、明瞭かつ客観的に情報を伝えるよう心がけましょう。

議事録の例

会議タイトル: 月次プロジェクト進捗報告会

日時: 2024年01月15日 10:00 AM – 11:30 AM

場所: 本社会議室

出席者:

  • 田中太郎（プロジェクトマネージャー）
  • 山田花子（開発担当）
  • 鈴木一郎（営業担当）
  • 佐藤明美（マーケティング担当）

欠席者:

  • なし

1. 前回議事録の確認: 前回のプロジェクト進捗報告会の議事録が配布され、特に修正や追加の指摘はありませんでした。

2. 進捗報告:

  • 田中太郎がプロジェクトの進捗状況を報告。開発は予定通り進んでおり、現在の段階で予算内で進行していることを確認。

3. 新しい議題:

  • 製品のデザイン変更についての提案があり、デザインチームと協議が必要とされました。次回会議で議論予定。

4. 行動事項:

  • 鈴木一郎に新しいクライアントからの要望に関する調査を担当。翌週までに報告書を提出することとする。
  • 開発担当の山田花子に、デザイン変更の提案に関する調査と意見まとめを担当。次回の会議で報告することとする。

5. 次回会議予告: 次回の月次プロジェクト進捗報告会は、2024年02月10日に本社会議室で行われます。議題はデザイン変更に関する協議と新規クライアント要望の報告です。

6. 署名と承認: この議事録は正確であることを確認し、承認いたします。

署名:

  • 田中太郎 (プロジェクトマネージャー)
  • 山田花子 (開発担当)
  • 鈴木一郎 (営業担当)
  • 佐藤明美 (マーケティング担当)

このような形式で記載された議事録は、会議の進行やアクションアイテムの追跡に役立ちます。

議事録のフォーマット、議事録の書式

コピーして自由にお使いください！ワード等にそのまま貼り付けできますよ。

[会議のタイトル]

[会議の日付と時間]

月 日, 年 時:分 AM/PM
[会議の場所]

会議室名または場所
[出席者]

参加者1
参加者2
…
[欠席者]

欠席者1
欠席者2
…
1. 前回議事録の確認:

（前回の会議での決定事項や進捗の確認）
2. 議題1:

（該当事項の詳細な説明）
3. 議題2:

（該当事項の詳細な説明）
4. 行動事項:

参加者1: 行動事項の詳細、期限
参加者2: 行動事項の詳細、期限
5. 次回会議の予告:

（次回会議の日時、場所、予定されている議題）
[会議の終了]

議事録作成者や参加者の署名、もしくは承認の欄

議事録をフォルダで保管する際のアイデア

議事録を効果的に管理するためのフォルダ構造やアイデアはいくつかあります。以下は、議事録の保管に役立ついくつかのアイデアです。

プロジェクトごとのフォルダ:

各プロジェクトや会議に対して、専用のフォルダを作成します。この中に該当するすべての議事録と関連文書を保存します。

月ごとのフォルダ:

月ごとにフォルダを作成し、その中に該当する月の議事録をまとめます。


参加者ごとのフォルダ:

各参加者ごとにフォルダを作成し、その中に関連する議事録を保存します。これにより、個々の責任範囲に関連する議事録が効率的に検索できます。

種類別のフォルダ:

議事録以外にも報告書やプレゼンテーションなどがある場合、それらを種類別にフォルダ分けすることで、整理がしやすくなります。

 

これらのアイデアを組み合わせることもできます。選択したアプローチは、組織の構造や個々の好みによるものです。効果的な管理を確保するために、整理されたフォルダ構造を選び、適宜更新することが重要です。

議事録まとめ

どうでしたか？

議事録書けそうですか？というか何でも良いんですよ。上で書いたポイントさえ入っていれば！

明日も仕事頑張りましょうね！

議事録
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